【幹事さん必見】結婚式二次会準備を完璧にする方法｜段取り・費用・ゲーム・当日の流れまで徹底解説
「結婚式の二次会の幹事、お願いできるかな？」
大切な友人からそう頼まれたあなた。嬉しい気持ちとともに、「一体何をすればいいの？」「ちゃんと成功させられるかな…」と、不安になっているかもしれませんね。
二次会は、新郎新婦とゲストがより近い距離で、リラックスして楽しめる素敵なパーティーです。その二次会を成功させるために、幹事さんの役割はとっても重要！でも、大丈夫です。事前にしっかり準備をしてポイントを押さえれば、きっと新郎新婦にもゲストにも喜ばれる、最高の二次会をプロデュースできますよ。
この記事では、二次会幹事を頼まれたらまずやるべきことから、準備の進め方、気になるお金のこと、そして当日の流れまで、分かりやすく徹底的に解説します。「どうしよう…」という不安を解消して、「楽しみ！」という気持ちで二次会当日を迎えられるように、一緒に準備を進めていきましょう！
まずはここから！幹事を引き受ける前に確認すべきこと
幹事を引き受けるかどうか迷っている場合も、引き受けることを決めた場合も、まずは新郎新婦としっかり話し合うことが大切です。
- 新郎新婦の希望: どんな雰囲気の二次会にしたいか（アットホーム、ワイワイ盛り上がる、おしゃれな感じなど）、譲れないポイントはあるか、ゲストにどんな風に過ごしてほしいかなどを具体的に聞きましょう。
- 予算: 二次会にかけられる全体の予算はどれくらいか、ゲスト一人あたりの会費をいくらくらいに設定したいかを確認します。
- 参加者イメージ: ゲストの年齢層、男女比、どんな人が多いかなどを把握しておくと、会場選びやプログラム企画の参考になります。
- 幹事の人数と役割分担: 一人で担当するのか、複数の友人や同僚とチームを組むのか。チームの場合、誰がどんな役割を担当するか（リーダー、会計、会場担当、ゲーム担当など）を大まかに決めておくとスムーズです。
幹事チームを作る？役割分担のヒント
もし複数の幹事で担当する場合は、早めにチームを結成し、それぞれの得意なことや希望に合わせて役割分担をしましょう。
- 総合リーダー: 新郎新婦とのやり取り、全体の進捗管理。
- 会場担当: 会場探し、予約、下見、会場との打ち合わせ。
- 会計担当: 会費設定の相談、集金方法の検討、収支管理。
- プログラム・演出担当: タイムスケジュール作成、ゲーム企画、景品手配。
- 広報・受付担当: 招待状作成・発送、出欠確認、当日の受付対応。
最初から細かく決めすぎなくても大丈夫ですが、「このことは〇〇さんが担当」と決めておくと、準備が滞りにくくなります。
二次会準備のロードマップ：いつ何をする？
二次会の準備は、一般的に結婚式の約2ヶ月前〜1ヶ月前くらいから本格的にスタートすることが多いようです。大まかな流れを掴んで、計画的に進めましょう。
- 新郎新婦と打ち合わせ（結婚式の2ヶ月前〜）: 二次会の希望、予算、ゲストイメージなどをヒアリングします。
- 幹事チームで打ち合わせ: 役割分担、今後のスケジュールなどを話し合います。
- 会場探し・決定: 候補を絞り、下見をして正式決定します。
- 招待状作成・発送（結婚式の1ヶ月半前〜）: ゲストリストに基づいて作成し、送付します。オンライン招待状を活用するのも便利です。
- プログラム・ゲーム企画: タイムスケジュールを作成し、ゲーム内容や演出を具体的に考えます。
- 景品手配: ゲームで使用する景品を選び、購入または手配します。
- 役割分担の確認と担当者打ち合わせ: 受付、会計、司会などの担当者と最終確認をします。
- 最終確認（結婚式の1週間前〜）: 会場、プログラム、役割分担など、全体を最終チェックします。
会場選び：失敗しないチェックポイント
二次会の成功は、会場選びにかかっていると言っても過言ではありません。以下の点をしっかりチェックしましょう。
- 立地: 結婚式場からの移動手段、最寄駅からのアクセスは良いか。
- キャパシティ: 招待人数に対して広すぎず狭すぎず、ちょうど良い広さか。最低保証人数や最大収容人数を確認。
- 雰囲気: 新郎新婦の希望する二次会の雰囲気に合っているか。
- 設備: マイク、音響、プロジェクター、スクリーンの有無。控え室や更衣室、喫煙スペースの有無も確認。
- 料理とドリンク: どんな形式（立食、着席ビュッフェ、大皿取り分けなど）か、内容や種類は希望に合うか。飲み放題の時間や種類も確認。
- 費用とシステム: プラン内容、含まれるもの、追加料金が発生するもの、キャンセル規定などを細かく確認。
参加者リスト作成と出欠確認の方法
新郎新婦からゲストリストを受け取ったら、出欠確認を行います。
- 招待状の送付: 郵送だけでなく、メールやSNS、二次会用のウェブサイトなどで告知・出欠確認をする方法もあります。最近はオンラインの出欠管理ツールも便利です。
- 返信期限の設定: 出欠の締め切り日を設け、早めに返信をもらえるように促しましょう。
- リマインダー: 返信がない人には個別に連絡をして確認します。
二次会成功のカギ！タイムスケジュール作成とプログラム企画
二次会当日の流れをスムーズに進めるためには、しっかりとしたタイムスケジュールと、ゲストが楽しめるプログラムが不可欠です。
スムーズな二次会の流れ：当日のイメージ
一般的な二次会の流れは以下のようになります。（時間は目安です）
- 受付開始（開宴時間の30分前〜）: ゲストが到着し、会費を支払って受付を済ませます。
- 開宴・新郎新婦入場: 司会者のアナウンスで二次会がスタートし、新郎新婦が入場します。
- 開会の挨拶・乾杯: 幹事代表や新郎新婦からの挨拶、乾杯の発声でパーティーが始まります。
- 歓談・食事: ゲストが自由に飲食しながら歓談する時間です。
- プログラム（ゲームなど）: ゲスト参加型のゲームや余興などで場を盛り上げます。
- プロフィールムービー上映（希望に応じて）: 新郎新婦の生い立ちや馴れ初めを紹介します。
- 新郎新婦からの謝辞: 新郎新婦からゲストへのお礼のメッセージです。
- 閉会の挨拶: 幹事代表が二次会終了の挨拶をします。
- 新郎新婦退場・お見送り: 新郎新婦が退場し、ゲストをお見送りします。プチギフトを渡すこともあります。
プログラム例：定番からユニークなアイデアまで
- 定番ゲーム: ビンゴ、〇✕クイズ（新郎新婦に関する問題）、ジェスチャーゲームなど、多くの人が分かりやすく楽しめるゲーム。
- 参加型ゲーム: チーム対抗戦、借り物競争、写真を使ったゲーム（例: 新郎新婦との写真を見つける）など、ゲスト同士の交流が生まれるゲーム。
- ユニークな企画: 新郎新婦へのメッセージビデオ上映、歌やダンスの余興、デザートビュッフェタイムなど、二人の個性が出せる企画。
ゲームを企画する際は、景品も忘れずに手配しましょう。豪華なものから笑いを誘うものまで、ゲストが「欲しい！」と思うような景品を用意すると、ゲームが盛り上がります。
気になるお金のこと：会費設定と予算管理
二次会の会費設定は、幹事さんにとって最も悩ましいポイントの一つかもしれません。赤字にならないように、でもゲストの負担になりすぎないように、バランスを考えて設定しましょう。
会費の決め方：男性・女性で差をつける？
一般的に、男性の方が女性よりも会費を高く設定することが多いです。これは、男性の方が女性よりも飲食量が多い傾向にあることや、女性はドレスアップなどにお金がかかることを考慮しているためです。会場の飲食プランや、景品代、その他の経費などを考慮して、妥当な金額を設定しましょう。
（会場費用＋その他経費＋予備費）÷ 参加予定人数 ＝ 一人あたりの目安費用
この目安費用を参考に、男性・女性の会費を決定します。
会費徴収の方法：スムーズに集めるには
当日の受付で徴収するのが一般的ですが、最近では事前振込みやキャッシュレス決済を導入するケースもあります。事前に会費を徴収できると、当日の受付の負担を減らせます。
予想外の出費に注意！予備費の考え方
準備を進める中で、予想外の費用が発生することもあります。（例：備品レンタル、急な景品追加など）会費設定をする際に、総額の10%程度を予備費として見ておくと安心です。
当日を乗り切る！幹事さんの役割とトラブル対策
二次会当日は、幹事チームの連携がとても重要です。それぞれの役割をしっかり果たし、ゲストをスムーズに誘導しましょう。
受付、司会、音響…役割分担と連携
- 受付担当: ゲストの受付、会費の徴収、名札の準備、クローク対応など。笑顔でゲストを迎える二次会の顔です。
- 司会担当: 開会・閉会の挨拶、プログラムの進行、場を盛り上げるトークなど。二次会の雰囲気を左右する重要な役割です。
- 会計担当: 会費の管理、経費の支払い、後日の収支報告など。お金の管理は正確さが命です。
- 音響・照明担当: BGMの操作、マイクの準備、照明の調整など。会場スタッフと連携して進めます。
- ゲーム担当: ゲームの進行、景品の準備、集計など。
- カメラ担当: 二次会の様子を写真やビデオで記録します。
それぞれの担当が、自分の役割を把握し、他の担当者と連携を取りながらスムーズに運営できるように準備しましょう。
ドタキャン、遅刻…当日の困った！どうする？
- ドタキャン: 会費を事前に徴収している場合は返金しないのが一般的ですが、対応は新郎新婦と相談して決めましょう。
- 遅刻: 受付担当が臨機応変に対応し、会場スタッフに遅れて到着した旨を伝えます。
- 急な参加: 会場に料理や飲み物の追加が可能か確認し、対応を検討します。会費は規定通り徴収します。
幹事さんの負担を減らす選択肢
「幹事を頼まれたけど、正直時間がない…」「準備が大変そう…」と感じている方もいるかもしれません。そんな時は、一人で抱え込まずに、負担を減らす方法を検討しましょう。
- 新郎新婦にも協力を仰ごう: ゲストリスト作成や招待状の送付、景品の準備など、新郎新婦に手伝ってもらえることは積極的に頼みましょう。二次会のコンセプト決めやプログラム内容についても、こまめに相談して二人と一緒に作り上げる意識が大切です。
- 二次会代行サービスを活用する: 企画、会場探し、プログラム作成、当日の運営などをプロに任せることができます。費用はかかりますが、幹事さんの負担を大幅に減らせます。新郎新婦と相談して検討してみましょう。
- 結婚式場の二次会プランや提携サービス: 結婚式を挙げた会場が二次会会場としても利用できたり、二次会向けのサービスを提供していたりする場合もあります。勝手も分かっているのでスムーズに進められるかもしれません。
Q&A：二次会幹事のよくある疑問
Q. 幹事へのお礼ってどうするの？
A. 新郎新婦から幹事さんへ、感謝の気持ちとしてお礼をするのが一般的です。金額の目安は1万円〜3万円程度、またはそれに相当する品物を贈ることが多いようです。二次会当日や後日、改めて直接渡すのが丁寧です。
Q. ゲーム景品はいくらくらい？
A. 景品の総額は、二次会の会費設定や参加人数によって異なりますが、一般的に会費収入の10%〜20%程度を景品代に充てることが多いようです。高価な目玉景品から、参加賞のようなちょっとした景品まで、予算に合わせてバランスよく選ぶのがポイントです。
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まとめ：最高の二次会で、二人の門出を盛大に祝おう！
結婚式の二次会幹事は、大変なこともありますが、新郎新婦にとって一生の思い出に残るパーティーを創り上げる、やりがいのある役割です。
この記事でご紹介した段取りやポイントを参考に、計画的に準備を進めてみてください。一人で抱え込まず、幹事チームや新郎新婦と協力しながら進めることが成功の秘訣です。
心を込めて企画した二次会で、新郎新婦もゲストもみんなが笑顔になる、最高の時間を演出し、二人の門出を盛大にお祝いしましょう！応援しています！